Un contrat de 1,4 M$ gagné et un de 500 000 $ sauvé, à douze personnes.

Chez Gap Wireless, Glenn avait 80 personnes, un très bon responsable informatique, une équipe marketing et une équipe finance. Chez ProgUSA, il avait quelques commerciaux et une personne au bureau qui faisait tout. La question : à quoi ressemble concrètement une petite entreprise qui veut grandir ?

Sa première réponse est l’ancienne. Il fait appel à des spécialistes à temps partagé de son ancien monde, entre 50 et 75 dollars de l’heure. Ça marche, et ProgUSA n’a pas la taille pour se le permettre.

Alors il commence à demander à l’IA : d’abord pour mieux tourner un e-mail, puis pour trouver des idées, puis pour un plan qui lui permette de faire le travail lui-même. En un an environ, aucun de ces spécialistes n’est resté. La finance se résume à une personne pour la tenue des comptes et un expert-comptable, quatre heures par mois, pour la fiscalité et les clôtures. Trésorerie, fournisseurs et clients arrivent à Glenn sous forme de rapports, de rendez-vous et d’e-mails qui lui disent quoi surveiller.

J’ai commencé par recruter des experts à temps partagé très chers, puis j’ai compris comment les remplacer par les outils.

Glenn Poulos

ProgUSA avait vingt ans et tournait avec des outils de vingt ans. La comptabilité vivait dans un fichier Excel envoyé une fois par mois à un comptable, en comptabilité de trésorerie. Le site web était un modèle standard.

Glenn avait déployé SAP dans trois entreprises, avec HubSpot comme CRM, MailChimp et WordPress autour. Ce qu’il détestait le plus, c’est que rien ne concordait. Un client pouvait s’appeler « AT&T » dans le CRM et « AT&T, Inc. » en comptabilité. Avec 2 000 clients, ça devient un cauchemar.

Chez ProgUSA, il voulait que le client soit saisi une seule fois. Il choisit Odoo pour le CRM, les prix, les devis, la facturation, le site web et l’e-mailing, avec Microsoft 365 pour la messagerie. Un intégrateur l’aide à le personnaliser. Claude lit désormais Odoo via son API, et c’est ce qui rend tout le reste possible.

ProgUSA remporte un contrat avec l’US Navy d’environ 500 000 dollars. Glenn n’avait pas lu les 80 pages. Un peu plus tard, il découvre des exigences qu’il avait manquées sur les points d’inspection et sur la façon d’emballer la marchandise.

Il confie le document à Claude. Vingt minutes plus tard, il sait ce qu’il a bien fait, ce qu’il a mal fait et ce qui vient ensuite. Claude trouve et lit ensuite les guides de la Navy et les normes fédérales, puis l’accompagne sur une centaine d’échanges avec la Navy. Glenn envoie les e-mails et colle les réponses.

La même méthode lui a fait gagner une commande de 1,4 M$ chez un constructeur automobile, pour un produit sur mesure hors de son marché habituel. L’appel d’offres exigeait une pile de documents que Glenn dit n’avoir jamais pu produire seul.

Il est clair sur les limites. Ça ne remplace pas un avocat, et certaines clauses partent encore chez son avocat en Floride. Et ça demande toujours son temps devant un écran.

Je ne l’ai pas lu. Je l’ai fait lire à Claude. Vingt minutes plus tard, il m’a dit tout ce que je devais savoir, tout ce que j’avais bien fait et tout ce que j’avais mal fait.

Glenn Poulos

Pendant des années, Glenn a tenu un Price Master Worksheet sous Excel, où les tarifs de dizaines de fournisseurs, dans tous les formats, étaient retravaillés avant d’être chargés dans SAP, puis dans Odoo. Il en était fier.

Aujourd’hui, il dépose le PDF du fournisseur dans un projet Claude appelé Products and Prices. Claude récupère les prix actuels dans Odoo, les compare et ajoute les nouveaux produits. Puis il demande : tout a augmenté de 3,5 %, on augmente tout de 3,5 % ? Glenn répond, et Claude met Odoo à jour.

C’est le même schéma partout. Un point commercial hebdomadaire lit les comptes rendus des commerciaux, récupère le pipeline, écrit les tâches et prépare les e-mails. Il ne les envoie pas. Glenn relit chacun pour vérifier qu’il parle toujours comme lui.

Je ne déposerais jamais un PDF pour aller prendre un café et revenir trouver tout à jour. Ce n’est pas aussi intelligent que ça.

Glenn Poulos

Un gros marché de l’autorité des transports de New York arrivait, et il fallait le saisir vite. Vérifier voulait dire se connecter chaque matin, trouver la page et chercher. Dix à vingt minutes, et le vrai problème était d’y penser tout court.

Une routine planifiée s’en charge désormais chaque matin. Elle couvre tous les appels d’offres auxquels ProgUSA pourrait répondre, et ceux qu’elle a perdus. SAM.gov, le portail fédéral, est traité de la même façon. De tout ce qu’il a construit, c’est la veille des appels d’offres qui a le plus surpris Glenn.

Une autre routine lit les boîtes mail à la recherche des devis envoyés il y a deux semaines sans réponse, et donne au commercial un appel à passer. Glenn est prudent : ça ne rend aucune affaire plus facile à signer. Ça garantit qu’aucune n’est oubliée.

Il y a maintenant tant de choses en cours que Glenn a construit un outil pour suivre son propre travail avec l’IA. Il peut avoir vingt conversations ouvertes et oublier laquelle attend sa réponse.

Glenn a une règle vieille de vingt ans : la technologie ne doit jamais bloquer une vente. Un ordinateur lent est remplacé le lendemain. Les commerciaux vendent. Tout le reste, c’est du support, et c’est ce qu’il automatise.

Claude a écrit les outils, hébergés sur Netlify. Un calculateur de marge prend le prix fournisseur en euros, la remise, 3 % de transport et 12 % de droits de douane, et donne le prix de vente pour 22 % de marge. Des fiches sur 30 à 40 fournisseurs permettent de réviser les analyseurs de gaz SF6 cinq minutes avant un rendez-vous.

Un configurateur choisit le kit standard et les accessoires recommandés pour un modèle et copie les références. Le commercial les colle d’un coup dans un nouveau devis Odoo. Les acheteurs prennent souvent tout le devis, et les accessoires ont une meilleure marge. Dans l’exemple de Glenn, une commande de 22 000 dollars passe à 32 000.

Ces mêmes outils produisent des devis plus complets, identiques d’un commercial à l’autre, fiches techniques jointes. Et un commercial qui maîtrise cinq sujets sur six peut vérifier le sixième sur son téléphone, devant le client. Un planificateur de salons relié aux événements d’Odoo gère le stand, le matériel de démo, les équipes et le budget.

Tout ce qu’il vous faut pour être devant les clients à vendre. Ça, c’est la vente. Tout le reste, c’est du marketing et du support, et je m’en occupe.

Glenn Poulos

Certains anciens ont traité les fiches fournisseurs de bouillie d’IA. Glenn n’a pas discuté. Il les a montrées lors d’une réunion avec tous les commerciaux. Les autres les ont réclamées tout de suite et ont écrit des témoignages, et les sceptiques ont suivi.

Tous les outils ne restent pas. Il a installé Superhuman sans l’essayer. L’outil s’est mis à rédiger des brouillons dans toute sa messagerie, et il a fallu deux semaines pour s’en débarrasser. Granola et Wispr Flow sont restés.

Le problème qu’il n’a pas résolu, il l’appelle être l’intermédiaire. Il copie l’e-mail d’un fournisseur dans Claude, recolle la réponse, puis recommence avec le graphiste et le client. C’est l’essentiel de la raison pour laquelle ses journées sont longues. Il se lève une heure plus tôt qu’avant, travaille la plupart des soirs, et reconnaît que ce n’est pas tout à fait sain.

Et l’essentiel de ce qu’il construit tourne sur sa propre machine. Les outils partagés par toute l’entreprise demandent un vrai hébergement, de la sécurité et un responsable. Il ne mettra jamais de données comptables en accès public.

Pourquoi dois-je coller l’e-mail dans Claude, pour que Claude écrive une réponse ? C’est là que j’ai besoin d’aide. Je n’ai pas le temps. Je dirige une entreprise.

Glenn Poulos

Les contrats d’abord : 500 000 dollars avec la Navy remis sur les rails, et 1,4 M$ gagnés chez un constructeur automobile. Glenn estime produire trois à quatre fois plus qu’avant. Les commerciaux sont au moins deux fois plus productifs. Le marketing publie environ vingt fois plus de contenu, au point que des fournisseurs lui ont demandé de ralentir.

Le chiffre qu’il suit, c’est la marge brute. Tous les autres en découlent. L’IA s’y voit sous la forme de prix d’achat et de prix de vente à jour, d’accessoires sur chaque devis et d’aucun argent laissé sur la table.

Ce qu’elle ne sait pas faire, c’est mettre plus de commerciaux devant les clients. ProgUSA vend à des techniciens sur des lignes à 400 000 volts, pas à des gens qui comparent des logiciels. Cette partie-là reste un coup de téléphone.

S’il n’y a pas de marge brute, il n’y a pas d’entreprise. Tout sort de la marge brute.

Glenn Poulos

Ne pas faire comme lui. Douze personnes peuvent être entraînées par un seul dirigeant. Cinquante, non. L’équipe de direction doit se mettre d’accord, puis faire appel à une société qui passe service par service, regarde les processus, automatise ce qui peut l’être et forme les équipes au reste. Cette société est aussi responsable de la sécurité, et c’est son assurance qui couvre. À 500 personnes, il faut monter cette équipe en interne.

S’il recommençait, il planifierait davantage et s’éparpillerait moins, au lieu de tout attaquer en même temps. À sa décharge, il le faisait avec des moyens serrés, et chaque dollar qui ne paie pas un commercial lui coûte.

• Mettre l’entreprise sur un seul système d’abord. Odoo, c’est ce que Claude lit.
• Utiliser l’IA pour les lectures que personne n’a le temps de faire : contrats, appels d’offres, tarifs fournisseurs.
• Automatiser ce qu’il faut penser à faire chaque matin, pas seulement ce qui prend longtemps.
• Construire pour le téléphone des commerciaux. Les outils qui les aident à vendre s’adoptent sans qu’on insiste.
• Garder le dernier clic. Glenn relit chaque brouillon avant qu’il parte.